Sectiunea a II-a

Evidentele biroului notarial

Art. 40. (1) Biroul notarului public tine urmatoarele registre:

a) registrul general;

b) opisul registrului general;

c) registrul de succesiuni;

d) opisul succesiunilor;

e) registrul special de renuntari la succesiune;

f) opisul renuntarilor la succesiune;

g) registrul de termene succesorale;

h) registrul de depozite;

i) registrul de proteste;

j) registrul de consultatii juridice notariale;

k) registrul de traduceri;

l) registrul de corespondenta.

(2) Evidentele de la alin. (1) se tin separat in cazul organizarii unui sediu secundar al biroului notarial.

(3) Actele intocmite si consultatiile juridice notariale vor fi evidentiate in aceste registre, mentionandu-se totodata si onorariul stabilit.

(4) Daca in biroul notarial functioneaza mai multi notari publici asociati, in aceste registre vor fi evidentiate separat lucrarile si onorariile pe numele fiecarui notar public, afara de cazul in care, potrivit contractului de societate civila, se prevede ca registrele sus-mentionate sa fie tinute separat pe fiecare notar public.

(5) Notarul public tine evidenta financiar-contabila potrivit normelor proprii elaborate de Consiliul Uniunii Nationale a Notarilor Publici, in conditiile legii.

Art. 41. (1) In registrul general se inregistreaza toate lucrarile notariale, cu exceptia celor privind procedura succesorala, primirile in depozit de inscrisuri, documente si valori si protestele.

Fiecare lucrare va avea numarul ei de inregistrare, chiar daca partea solicita eliberarea mai multor exemplare de pe inscrisul intocmit.

(2) Inscrisurile autentice vor fi inregistrate distinct dupa obiectul lor, avand si un numar special de autentificare.

(3) In cazul autentificarii unui act inregistrat ca proiect sau ca urmare a reformarii incheierii de respingere, se procedeaza la o noua inregistrare.

(4) Notarul public urmareste intocmirea evidentei statistice a lucrarilor din acest registru general.

Art. 42. In opisul registrului general se trec numele si prenumele tuturor partilor ce figureaza in actele intocmite, in ordine alfabetica. Legalizarile copiilor nu se opiseaza.

Art. 43. (1) In registrul de succesiuni se inregistreaza dosarele succesorale.

(2) Pentru evitarea unei duble proceduri succesorale, dosarul succesoral se va intocmi numai dupa ce se va verifica din oficiu ca nu exista un alt dosar format in cauza, la acelasi birou notarial sau la un alt birou de notar public din aceeasi circumscriptie teritoriala. Neintocmirea dosarului succesoral pentru acest motiv va fi adusa la cunostinta partilor interesate direct sau prin corespondenta, dupa caz.

(3) Pozitia din registrul succesoral se inchide la eliberarea certificatului de mostenitor, la suspendarea dosarului sau in alte cazuri de inchidere a procedurii succesorale.

(4) Repunerea pe rol a unei cauze succesorale se va face dupa o noua inregistrare cu mentiunea corespunzatoare in coloana de observatii la vechiul dosar.

Art. 44. (1) In opisul succesoral se trec numele si prenumele autorului succesiunii si numarul de inregistrare a dosarului.

(2) Daca in circumscriptia unei judecatorii functioneaza mai multe birouri notariale, se va tine si un opis de evidenta a procedurilor succesorale inregistrate in intreaga circumscriptie teritoriala, de biroul notarial desemnat de Colegiul director al Camerei Notarilor Publici.
(3)
(4) Evidențele prevăzute la alin. 2 se pot ține și centralizat, la nivelul fiecărei Camere a Notarilor publici sau al unor sedii organizate de către acestea.

Art. 45. (1) Registrul special de renuntari la succesiune si opisul renuntarilor la succesiune se tin de un singur birou notarial pentru intreaga circumscriptie teritoriala a unei judecatorii in care defunctul si-a avut ultimul domiciliu.

(2) In situatia aratata la art. 44 alin. (2), Colegiul director al Camerei Notarilor Publici desemneaza ca acelasi birou notarial, care tine opisul de evidenta a procedurilor succesorale, sa tina si registrele prevazute la alin. (1).

(3) In registrul de renuntari la succesiune se vor trece toate declaratiile de renuntare, precum si cele de acceptare sub beneficiu de inventar.

(4) In opisul renuntarilor la succesiune se trec numele si prenumele partii care a renuntat la succesiune sau care a acceptat-o sub beneficiu de inventar.

Art. 46. (1) Registrul de termene succesorale evidentiaza sedintele si solutiile in cauzele ce privesc procedura succesorala notariala.

(2) Certificatele de mostenitor vor avea un numar mentionat in acest registru, in ordinea solutionarii cauzelor.

(3) Celelalte solutii privind suspendarea sau clasarea cauzelor succesorale se vor mentiona in registrul de termene succesorale.

(4) La sfarsitul fiecarei luni secretarul biroului notarial inscrie in registrul de termene succesorale situatia dosarelor existente pe rol, cele rezolvate, cu solutiile date, taxele si onorariile stabilite, precum si cauzele ramase nesolutionate.

Art. 47. (1) Registrul de depozite cuprinde mentiuni referitoare la inscrisurile, documentele si valorile mentionate in procesul-verbal de inventariere a bunurilor succesorale pe care notarul public a incuviintat sa le pastreze in biroul sau.

(2) Depozitele neridicate la sfarsitul unui an se vor inregistra in anul urmator cu taxa de timbru si onorariul stabilit de notarul public.

Art. 48. In registrul de proteste se inregistreaza zilnic si in ordinea datei efectele de comert prestate cu efectuarea mentiunilor cerute de lege.

Art. 49. (1) In registrul de consultatii juridice notariale se inregistreaza toate consultatiile juridice, iar in cazul celor scrise, se va pastra intr-o mapa speciala cate un exemplar al acestora.

(2) In aceeasi mapa se pastreaza si proiectele actelor juridice si procesele-verbale incheiate in conditiile art. 92 din lege.

Art. 50. Notarii publici care folosesc traducatori angajati cu contract de munca vor tine si un registru de traduceri. In acest caz, traducerile se vor inregistra in acest registru si nu se vor inscrie in registrul general.

Art. 51. In registrul de corespondenta se inscrie corespondenta oficiala a notarului public, neinregistrata in alte registre.

Art. 52. (1) Inainte de utilizare, toate registrele vor fi numerotate, sigilate si semnate de notarul public, incheindu-se in acest sens un proces-verbal pe prima pagina a registrului.

(2) La terminarea registrului sau anului calendaristic se va intocmi sub ultima inregistrare un proces-verbal de inchidere.

Art. 53. (1) Inregistrarile se fac in momentul si in ordinea primirii lucrarilor.

(2) Erorile de inregistrare se indreapta fara a se sterge vechiul text, peste care se trage o linie, astfel ca acesta sa poata fi citit.

Art. 54. (1) In afara registrelor, la fiecare birou notarial se vor tine mape cu actele intocmite.

(2) Actele autentice se vor pastra in mape de cate 50 de acte impreuna cu documentatia necesara, iar celelalte acte se vor pastra in mape de cate 100 de acte.

(3) La mapa cu certificate de mostenitor se va atasa si incheierea finala, care va fi intocmita in acest scop in dublu exemplar.

Art. 55. Notarul public, raspunde de depozitarea si conservarea arhivei biroului notarial, in conditiile si termenele stabilite de dispozitiile legale privind Fondul Arhivistic National. Arhiva se afla in pastrarea unui secretar sau, dupa caz, a arhivarului angajat de notarul public.

Art. 56. Actele notariale, inregistrarile si evidentele biroului notarial se intocmesc prin manuscrise sau la masina de scris, putand fi redate si arhivate pe suporturi accesibile echipamentelor de prelucrare automata a datelor.